Živimo v svetu, kjer v vseh pogledih težimo k učinkovitosti. Poenostaviti in optimizirati želimo sleherno aktivnost v svojem poslovnem in zasebnem življenju. Tega se vedno bolj zavedajo tudi razpisniki povratnih in nepovratnih sredstev, ki vedno pogosteje uvajajo različne aplikacije in informacijsko podprte sisteme, s katerimi želijo digitalizirati procese spremljanja projektov in tako na eni strani podjetju olajšati proces poročanja in na drugi strani zagotoviti boljšo sledljivosti in pregled nad spremljanjem projektov v izvajanju.
Kljub digitaliziranim procesom spremljanja projektov, pa je še vedno pomembno, da poročanju namenite dovolj časa.
Vzemite si dovolj časa za vnos dokumentov v istem EMA
Ko se pripravljate na elektronsko oddajo poročila v sistem EMA, je dobro, da upoštevate dejstvo, da nalaganje dokumentov v sistem lahko traja tudi nekaj ur.
Razloga za to sta dva. Prvi tiči v dejstvu, da je število dokumentov, ki jih morate priložiti poročilu o poteku projekta, veliko. Ker morate dokumente vnašati posamično in jih razvrščati v različne kategorije, je dobra predpriprava nujna, sama izvedba pa zahteva veliko potrpežljivosti.
Drugi razlog, ki je sicer tesno povezan s prvim razlogom, pa je obremenjenost sistema na rok oddaje poročila – praksa namreč kaže, da velika večina izvajalcev projektov čaka do zadnjega trenutka, kar pomeni, da dokumentacijo vezano na poročanje oddajajo na dan roka oddaje. To pomeni, da v nekem trenutku istočasno zelo veliko število uporabnikov vstopa v sistem EMA, kar sistem obremeni do mere, da deluje počasneje, je slabše odziven, v nekaterih primerih pa je pritiska celo toliko, da začasno neha delovati.
Ko se pripravljate na oddajo poročila je torej dobro, da se nalaganja v sistem lotevate sproti, torej takoj, ko imate določen dokument pripravljen za oddajo. V kolikor je le možno, poročilo elektronsko podpišite in oddajte kašen dan pred uradnim rokom za oddajo dokumentacije, vsekakor pa si za to aktivnost (za vsak slučaj) rezervirajte cel dan.
Predpriprava na poročanje je ključ do uspeha
Najpogostejša napaka, ki jo podjetja naredijo v fazi izvedbe projekta, je preučevanje navodil za poročanje tik pred oddajo poročila. Gre namreč za to, da se zahteve spremljanja projekta in diseminacije rezultatov razlikujejo od razpisa do razpisa, kar pomeni, da vsebinsko poročilo in priložena dokazila o nastalih stroških velikokrat pri poročanju tvorijo le polovico vse dokumentacije, ki jo je potrebno oddati v pregled. Pomanjkljivo oddana dokumentacija pomeni poziv k dopolnitvam, slednje pa vodi v zamik izplačila sredstev, do katerih ste po projektu upravičeni.
Izjemnega pomena je torej, da navodila za poročanje natančno preberete že takoj, ko projekt začnete izvajati. Tako boste zagotovili, da boste pravočasno in ustrezno pripravili vse potrebne dokumente, ki jih morate oddati v pregled.
Dokumentacijo za namene poročanja ustvarjajte sproti
Zbiranje dokumentov in priprava poročil v zadnjem trenutku ustvarja nepotreben stres in zaplete, ki podjetju jemljejo dodaten čas, denar in energijo.
Najpogosteje in največ težav povzroča dokazovanje stroškov nastalih v projektu. Pri spremljanju stroškov bodite torej pozorni na sledeče:
Pred nastankom vsakega računa morate poskrbeti za pravno podlago nastanka računa in ustrezen izbor ponudnika. Postopek izbora je največkrat sestavljen iz treh ponudb in zapisnika o izboru. Sledi izdaja naročilnice izbranemu podizvajalcu ali podpis pogodbe o sodelovanju, ki je podlaga za prejeti račun.
Takoj, ko je storitev opravljena in vam izvajalec izstavi račun ter ga vi plačate, lahko v sistem EMA vnesete dokumente – ne pozabite pripeti še poročilo o opravljeni storitvi ter dokazilo o plačilu.
Stroške dela dokazujete s časovnicami in/ali z evidenco delovnega časa oseb, ki so razporejene na projekt. Pri vnosu stroškov dela bodite pozorni, kaj narekujejo navodila za poročanje – v nekaterih primerih dokazujete dejanske stroške dela, v nekaterih primerih pa je urna postavka delavca razporejenega na projekt že vnaprej določena in se skupni strošek obračunava na podlagi števila opravljenih ur.
Redna komunikacija s skrbnikom vaše pogodbe
V nasprotju s splošnim prepričanjem, je skrbnik vaše pogodbe nekdo, na kogar se lahko obrnete, če imate kakšno zagato ali vprašanje, vezano na izvedbo projekta in poročanje. S skrbnikom sicer res ne rabite biti v nenehnem stiku, vendar je ta oseba pravi naslov, če v fazi izvajanja vašega projekta pride do spremembe, če ne veste, kako odreagirati v določeni situaciji, če ne razumete navodil poročanja ali imate kakršnokoli drugo konkretno vprašanje.
Če ste v dvomih, se torej brez zadržkov obrnite na skrbnika zadolženega za vaš projekt – ne nazadnje je to oseba, ki na eni strni detajlno pozna vaš projekt in na drugi strani natančno ve, kakšna dokazila potrebujete, da boste uspešno počrpali nepovratna sredstva.
Če se želite izogniti težavam pri poročanju in zagotoviti uspešno črpanje sredstev, smo tukaj, da vam pomagamo.
Kontaktirajte nas za strokovno podporo pri vašem projektu!
KONTAKT